作为领导，要使称赞达到所期望的效果，首先要不吝惜称赞。有位成功的青年领导曾经说过：“当今的中上层领导习惯于骂人和警告人，如果能反过来称赞他人，可使对方更有信心，更容易发挥潜能。”有的领导将称赞他人作为一种用人的方法，以此来发现人才。那么，应该如何赞美和激励员工呢？
但是，称赞更为重要的妙用，不吝惜称赞，并不是要你做个老好先生，随便称赞下属，而是必须掌握适当的时机。要达到这种境界，说起来容易，做起来却很难。对一个人进行表扬、称赞，是因为他在某方面令人满意，虽然这一点相同，但称赞却要根据具体是哪一方面值得称赞，在什么地点进行称赞，对谁进行称赞，这许多的差异，便要求你熟练地掌握称赞的语言。
1.称赞什么
称赞一个人，当然是因为他有出色的表现，但是出色在哪一方面却有所不同，有的同志在本职工作中表现突出，做出出色的成绩；而有的同志会在本职工作以外，有突出的专长和表现。对这两种情况，称赞和表扬应该有所不同。对于本职工作有突出表现者，对他的成绩进行表彰，会使他更努力于本职工作，并且使他对自己的成绩有成就感，一般情况下，可以起到比较好的效果；但对于工作以外的才能，便要慎重一些。
有的领导对于工作以外的才能表现突出的职员，会这样称赞：“你来做现在的工作，真是走错了路。做××工作，是更适合你的，看你在这方面懂得真多呀。”这种称赞无异于给你的职员下了逐客令，很容易让人认为你在暗示他不适合于现在的工作，这对职员的伤害更大。这样一来，他的工作热情顿时会减去一部分，即使领导本无此意，也会使职员产生同样的感觉，真是一大失误。可见，同是称赞一个人，同是称赞其工作以外的才能，表达得不同，效果便会大异。
2.称赞的场合
称赞，可以是公开地夸赞，也可以私下进行鼓励和肯定。但有时在众人面前大加夸赞会给“榜样”带来一些麻烦和困扰，使称赞和作用适得其反。现在有很多领导有一种误解，以为在众人面前称赞职员，职员会心存感激。当然，在众人面前指责职员，会使他难堪，是不当的，但称赞有时也是不易的，作为领导，必须认识到这一点。
在众人面前过分称赞某职员，会使很多人不快。对于被称赞的人，经常会感到不安，而其余的人，会产生妒忌。称赞越多、越重，妒忌会越强烈。如果你的称赞有些言过其实，会使他们鄙夷你，甚至怀疑你所称赞的是否属实。聪明的职员在被当众称赞时，通常是说声表示感激的“谢谢”，就及时离开了，与其说他是害羞，倒不如说他是不习惯周围人妒忌的目光。因此，在众人面前称赞他人，必须注意：首先，是否会令被称赞的人产生不必要的困扰，如周围人的妒忌等；其次，称赞是否恰到好处，如你要考虑称赞得是否实事求是。
3.暗中称赞
虽然前面已经提醒您，称赞职员，应该注意不要在众人面前大加宣扬。当着被称赞人的面，不要当众给他造成不安。那么，你可以在他不在场的时候，当着他个别同事的面对他加以称赞吗？我们认为，这种“暗中称赞”也是不可取的。毕竟，竞争意识是人人都有的，人总是自觉不自觉地和他人进行比较，所谓的优越和自卑也就因为这样的比较而产生。因此，虽然不在大庭广众之下称赞某个人，而是在个别职员面前称赞他的同事，由于此种竞争意识和比较，后果也是非常严重的。所以，当你要称赞的人不在场时，要有所考虑，照顾一下在场人的颜面和心理感受。如何才能照顾得周到呢？这是很难办到的，的确是一件不容易的事。最好的办法，与其给自己找不必要的损失，倒不如不进行这样的称赞。你只要做到心里有数，对于当场者给以适当的慰勉，未尝不是件令人高兴的事。因此，作为领导，应该避免对于不在场的人进行称赞，尤其不能将在场者同不在场者进行比较，褒扬不在场者，直接或间接地指出在场者的不足。这样做对于各个方面都没有好处。
4.称赞新职员
在新职员的工作比较令你满意时，你会进行称赞。这时，你也会戴上一副“有色眼镜”，做出赞扬总要带上一点特定的词，比如“新人怎样”、“新人如何如何”。这两个“新人”，会让新人有一种不自在的感受。
为了做好对新职员的称赞，要遵守下面三个原则：第一，要意思单纯，不要让职员误会你的意思；第二，称赞要就事论事，要做具体的称赞；第三，称赞必须从善意出发。比如，初到一家工厂，小张的工作积极努力，尽力进取，领导对他也欣赏，对他称赞说：“时下的年轻人大都缺乏耐性，你是其中挺特殊的一个，好好干。”这样的一句表扬，就可能会出问题。首先，小张会考虑这个问题：“如果我稍微干得不好，领导就一定会说‘现在年轻人都不行’，在他手下做事真是够难的。”无形之中，增加了这么多的负担。
另外，泛泛的称赞，也不可采纳。原因就是你的话太抽象，没有对其具体成果提出赞赏，因而职员的误解也就难免。他会想：“领导今天这样表扬我，是不是他误会我了？是不是我做得有什么太过的地方？”因为这种干扰，对职员的工作也会产生副作用。
