互相协作，共享文档，是在处理文档中经常遇到的事情，Word 提供了共享文档和信息的功能。有许多方式可使 Office 程序之间共享信息。用户可根据程序中信息出现的方式，信息更改时是否更新以及与谁共享信息等要求来决定共享信息的方式。如：
1.复制和粘贴：复制某个程序中出现的信息，并将其粘贴到另一个程序中。
2.拖放编辑：在两个打开的程序之间快速复制或移动信息。
3.导入和导出：使用在其他程序中创建的文件。
4.创建超级链接：在一个程序中创建跳转信息，并用有颜色的、加下划线的文字或图形表示。
5.链接对象：从某个文件中复制信息，并使其与源文件中的原始数据的改变保持 一致。
6.嵌入对象：从某个程序创建的文件中复制信息，以便能容易地编辑源程序中的数据而不离开当前文档。
此外就是与他人共享文件，以便他人能进行审阅和评论。
小组协作工作时用户编辑的文档往往要提交其他用户审阅，同时会作出必要的批注和修订，这也称共享文档。
用户为了允许别人修订自己的文档，可以对文档进行一定的设置，使Word 在每次经一位审阅者修订后关闭文档都能自己保存当前版本的文档，所有版本都储存在一篇文档中，Word 会为文档中的每个版本记录保存版本的日期和时间，包括修改者的姓名。以后可在【版本】对话框中打开以前版本中的任何一个，在一个单独文档窗口中进行查看。 用户也可以为当前文档提供一个副本，供别人审阅。提供副本供别人审阅的步骤如下：
（1）打开准备提供审阅的文档。
（2）单击【文件】菜单中的【版本】菜单项，打开如图10-1 所示的版本对话框。如果文档已经包含了多个版本，会出现在对话框中。
（3）如果要查看当前版本的备注，单击【查看备注】按钮即可。
（4）如果还没有保存版本或者要新建一个版本，单击【现在保存】按钮，在弹出的如图10-2 所示的【保存版本】对话框中输入版本的备注后单击【确定】按钮即可。
（5）如果要打开某个版本来审阅，选定该版本后单击【打开】按钮即可。
（6）如果不为用户提供副本，应该选中【关闭时自动保存版本】复选框。这样所有版本都会保存在一个文档了。
用户如果要在保存或另外保存一个文档时保存版本，可以在【另存为】对话框中，单击【工具】按钮，在弹出的菜单中选择【保存版本】菜单项即可打开【保存版本】对话框，输入版本备注即可。
要查看当前文档的版本信息，可以双击状态栏的图标，即可弹出如图10-1 所示的【Doc2.doc 中的版本】对话框。
如果在提供审阅文档时防止审阅者对文档作了不通知用户的修改，可以对文档作适当的保护。
