如果很多文本都是一个格式，还有一个简单的方法，就是利用“格式刷”。格式刷是一种可以复制和粘贴段落格式及字符格式的工具。在文稿的排版操作中，利用“格式刷”可以像复制文本一样，复制文字或段落的格式，以提高文稿编辑的效率。那怎么做呢？
先说复制段落格式吧。选中要复制格式的文本框，
再单击“常用”工具栏中的“格式刷”按钮，按钮就凹进去了， 鼠标指针变成了一个小刷子形状，用这个小刷子在另一段中点一下，
两段的格式就一样了。
但是单击“格式刷”按钮，只能进行一次格式复制。下面我们双击“格式刷”，然后粘贴一种格式，鼠标光标还保持着小刷子形状，这时就可以“批量生产”了，想把格式粘贴多少次都行。如果不想再粘贴格式了，就再单击一下“格式刷”按钮，或者干脆按一下ESC键，取消格式粘贴。
另外，我们还可以利用它复制文本的格式。选中要进行复制的文本， 然后单击“格式刷”按钮，选取要使用同样格式的文本，松开鼠标即完成字符格式的复制。如果在句中单击鼠标，则该句套用复制的格式，段落中其它句不发生变化。
顺便说一句，复制格式是Ctrl+Shift+C，粘贴格式是Ctrl+Shift+V。在对文本做了一定的美化处理之后，如果对所做的结果感到不满意，你可以按下Ctrl＋Shift＋Z键取消对该文本所做的任何格式处理。
这里要注意的是不能用撤消，因为如果定义了文本的格式后，你又进行了许多其他的操作，比如又增加了两页幻灯片，并填上了内容，你就不能用撤消命令来恢复文本的格式，否则的话，新增的两页幻灯片也会被撤消。而利用Ctrl＋Shift＋Z键的操作，只对有格式文本起作用。
